Você já sabe quais são os impactos da LGPD na contabilidade?
Se ainda tem alguma dúvida sobre isso, as dicas deste artigo vão ajudar você.
Em tempos de transformação digital, os dados, principalmente pessoais, transformaram-se em “ativos” valiosos.
Tem poder (e dinheiro) quem tem informação – não por acaso, as empresas de tecnologia são as mais valiosas do mundo.
Diante disso, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) foi criada com o objetivo de garantir os direitos fundamentais de liberdade e privacidade da pessoa física.
Além de trazer uma série de regras que devem ser obedecidas pelas entidades que trabalham com dados pessoais, a legislação estabelece penalidades a quem cometer infrações.
Se você quer saber como a LGPD na contabilidade pode impactar o dia a dia de seu escritório, continue a leitura até o final, pois é disso que vamos tratar ao longo deste post.
LGPD na contabilidade: 4 impactos na rotina de contadores
A LGPD na contabilidade, assim como em outras empresas e instituições, exige uma série de mudanças quanto ao tratamento dos dados pessoais dos clientes.
O objetivo da nova legislação é proteger os direitos fundamentais de privacidade, liberdade e personalidade da pessoa natural.
A LGPD é uma lei principiológica, ou seja, trata dos princípios gerais, como: finalidade, transparência, necessidade, segurança e prevenção.
Outro aspecto fundamental é o consentimento do titular dos dados.
Em seu escritório, por exemplo, será necessária a expressa autorização do cliente para o uso de seus dados em qualquer circunstância.
Trata-se de uma “linha mestra” da LGPD na contabilidade.
A Lei Geral de Proteção de Dados brasileira foi inspirada em uma legislação europeia e contempla tanto dados físicos quanto digitais.
As informações são classificadas em:
- Dados pessoais: informações que podem identificar uma pessoa, como RG, CPF, endereço, etc.
- Dados pessoais sensíveis: informações sobre filiação sindical, orientação sexual, denominação religiosa, origem étnica, dado genético, dentre outras.
Importante ressaltar que nem todos os dados relacionados ao dia a dia dos escritórios de contabilidade estão sujeitos à nova lei.
A LGPD trata apenas de dados pessoais, ou seja, aqueles referentes aos proprietários e sócios das empresas, bem como de seus funcionários.
Sendo assim, podemos enumerar os seguintes impactos na rotina dos contadores:
1. Aumento de responsabilidade
A LGPD na contabilidade aumenta a responsabilidade dos profissionais que atuam na manipulação de dados pessoais dos clientes.
A lei determina que as instituições devem definir um controlador, um operador e um encarregado pelo tratamento dos dados.
2. Controle mais rigoroso
A exigência de mecanismos de controle tem como objetivo evitar vazamentos que prejudiquem as vítimas e penalizem os responsáveis.
Portanto, os contadores precisam implementar medidas de mapeamento do fluxo de processos, controle de acesso, identificação dos responsáveis pelo acesso, dentre outras.
3. Fiscalização e multa
Cabe à ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) fiscalizar e penalizar, mediante processo administrativo, quem descumprir a legislação em vigor.
A multa pode ser de até 2% do faturamento da empresa, grupo ou conglomerado, além do bloqueio do banco de dados ao qual o escritório tinha acesso.
4. Mais burocracia
A LGPD na contabilidade exige mudanças em diversos procedimentos relacionados à coleta, armazenagem, uso e eliminação de dados pessoais.
Regras mais rígidas inevitavelmente resultam em aumento da burocracia e dos custos para os escritórios de contabilidade.
Afinal, será preciso adotar novos sistemas e softwares de gestão que garantam a proteção dos dados e atendam aos critérios da lei.
Como adaptar seu escritório de contabilidade à LGPD
Como você percebeu, a LGPD tem impactos diretos na rotina da contabilidade.
Aprovada em 2018, a lei entrou em vigor em agosto de 2021, dando tempo às empresas e instituições de se adequarem.
Para quem ainda não se adaptou, é fundamental conhecer a legislação em profundidade o quanto antes.
Consciente das mudanças, será possível atualizar a rotina do escritório conforme o passo a passo a seguir:
Mapeamento do banco de dados
O primeiro passo é fazer um levantamento de todos os dados pessoais sob os cuidados de seu escritório.
Identifique a origem, como estão sendo arquivados, qual finalidade e se tem ou não autorização dos titulares.
Essa primeira etapa funciona como um inventário que visa a descobrir seu status perante as novas regras.
Definição dos agentes de tratamento
A LGPD exige de todas as entidades que lidam com dados pessoais de pessoas físicas a definição dos agentes de tratamento.
São eles o controlador (responsável por decidir o que fazer com os dados) e o operador (que executa as ordens do controlador).
A lei prevê também a figura do encarregado, responsável pela comunicação entre os agentes de tratamento, os clientes e a ANPD.
Investimento em sistemas de proteção de dados
Avalie também a necessidade de adotar sistemas e softwares seguros para o correto tratamento de dados pessoais.
O termo tratamento refere-se a toda operação de coleta, classificação, utilização, transmissão, distribuição, arquivamento e eliminação de dados dos clientes e seus funcionários.
Revisão dos contratos com clientes e fornecedores
Como a LGPD exige autorização dos titulares para o uso de dados pessoais, pode ser necessário rever contratos com clientes e fornecedores.
No caso dos fornecedores de sistemas, por exemplo, procure saber como as informações são tratadas, principalmente as armazenadas em nuvem.
Um vazamento de dados por parte do fornecedor pode implicar seu escritório de contabilidade em um eventual processo de fiscalização.
Treinamento do pessoal
Além de fazer os ajustes necessários para atender aos requisitos da LGPD na contabilidade, é preciso treinar os colaboradores.
Toda a equipe de seu escritório precisa estar ciente das mudanças, inclusive o pessoal que não trabalha diretamente com o tratamento de dados.
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