Obrigações acessórias: o que são, regras e como otimizar na contabilidade

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Quem é contador sabe: as obrigações acessórias fazem parte do conjunto de atribuições que podem tomar muito tempo se você não contar com as ferramentas e estratégias certas.

Trata-se de uma série de declarações emitidas e entregues ao Fisco, mesmo quando o contribuinte é dispensado de uma obrigação principal

Se você está interessado em saber como otimizar as obrigações acessórias no seu escritório e ter mais tempo para ser um contador consultivo, siga a leitura.

O que são obrigações acessórias?

Obrigações acessórias são declarações enviadas ao Fisco que têm como objetivo comprovar que a empresa tem cumprido com a apuração e o pagamento dos impostos, taxas e contribuições.

Independentemente do regime tributário, todas as pessoas jurídicas precisam cumprir com suas obrigações tributárias, sendo:

  1. Obrigação principal: consiste na apuração e pagamento dos tributos ou penalidade pecuniária (multa em dinheiro) a partir de um fato gerador
  2. Obrigação acessória: entrega de declarações que comprovem o cumprimento das obrigações principais.

Vale destacar que, mesmo quando uma operação não se sujeita à obrigação principal, a empresa precisa cumprir com a obrigação acessória.

Uma operação isenta de ICMS, por exemplo, desobriga o contribuinte de apurar e pagar o imposto (obrigação principal), mas não o isenta da obrigação acessória (emitir a nota fiscal).

Obrigações acessórias, portanto, são instrumentos usados pelo governo para fiscalizar as empresas e evitar a sonegação fiscal a partir do cruzamento de dados.

Quais são as principais obrigações acessórias?

As obrigações acessórias podem variar conforme o regime tributário adotado por cada empresa: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Confira as principais.

Simples Nacional

As principais obrigações acessórias mensais e anuais das empresa optantes pelo Simples Nacional são:  

  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – DEFIS
  • Emissão de Nota Fiscal
  • Escrituração dos livros contábeis (Livro Diário, Caixa e Razão)
  • Apuração da Receita Bruta Mensal para emissão do DAS
  • Recolhimento do FGTS e Previdência Social (GFIP)
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
  • Declaração Eletrônica de Substituição Tributária (DeSTDA), quando aplicável
  • Escrituração Contábil Digital (ECD) facultativa.

Lucro Presumido

As principais obrigações acessórias mensais e anuais das empresas optantes pelo Lucro Presumido são:

  • Escrituração Contábil Digital (ECD)
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP)
  • Declaração Fiscal de Serviços (DES) 
  • Declaração de Apuração e Informação do ICMS (DAPI)
  • Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA)
  • Declaração ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
  • Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF)
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Lucro Real

Para empresas optantes pelo Lucro Real,as principais obrigações acessórias mensais e anuais são:

  • Declaração Eletrônica de Serviços (DES) 
  • Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) 
  • Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI)
  • Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF)
  • Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins e escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (EFD Contribuições)
  • Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP)
  • Declaração ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
  • Escrituração Contábil Digital (ECD)
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
  • Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF).

Regras da entrega de obrigações acessórias

As regras e prazos de entrega das obrigações acessórias podem ser diferentes conforme o tipo de empresa e regime tributário.

Também podem variar de acordo com a legislação de cada estado.

Quem está obrigado?

Todas as empresas são obrigadas a entregar obrigações acessórias. 

A regra vale inclusive para os Microempreendedores Individuais (MEIs), que precisam fazer anualmente a Declaração Simplificada de Faturamento (DASN-Simei).

Algumas empresas são isentas de alguns tipos de obrigações acessórias, como a ECD para as optantes pelo Simples Nacional. 

Todavia, em maior ou menor grau de detalhamento, todas as pessoas jurídicas estão sujeitas a prestar contas de suas atividades ao governo.

O que acontece se não entregar?

O não cumprimento das obrigações acessórias pode resultar em multa punitiva.

Nesse caso, o que seria uma obrigação acessória se transforma em uma obrigação principal (o pagamento da multa).

Quanto tempo as obrigações acessórias contábeis tomam de você?

Um relatório do Banco Mundial divulgado em 2021 revela que as empresas brasileiras gastam entre 1.483 e 1.501 horas por ano com obrigações tributárias.

Considerando um universo de 190 países, o Brasil ocupa a 124ª posição no ranking mundial.

O relatório ressalta a complexidade da legislação tributária, a incidência de vários tributos sobre um mesmo fato gerador e os requisitos fiscais complicados como prejudiciais ao ambiente de negócios.

A situação parece familiar?

Já parou para refletir sobre quanto tempo sua equipe gasta para preparar as obrigações acessórias de seus clientes?

Como o contador pode ajudar seus clientes?

O dado divulgado pelo Banco Mundial é uma média nacional, mas a situação no seu escritório contábil pode ser diferente.

Você pode otimizar o tempo gasto com funções rotineiras e abrir espaço na agenda para oferecer soluções que, de fato, agreguem valor ao seu cliente. 

Essa otimização pode ocorrer basicamente de duas maneiras:

  1. Automatizando o máximo de funções, inclusive a entrega de obrigações acessórias (integração contábil)
  2. Terceirizando funções repetitivas da sua própria empresa contábil, como as rotinas financeiras, fiscais e trabalhistas.

Com a transformação digital, muito trabalho antes executado manualmente pode ser feito por sistemas inteligentes, proporcionando ao contador condições de ser mais consultivo.

Por que terceirizar as obrigações acessórias das empresas?

A terceirização das obrigações acessórias e de outras rotinas contábeis é uma estratégia adotada por empresas dos mais diversos segmentos e tamanhos.

Ao delegar a um especialista funções que exigem rigor técnico, o empreendedor ganha tempo para focar no que realmente importa para o negócio. 

Por essa razão, o Business Process Outsourcing (BPO) tem se consolidado como uma tendência no mundo corporativo.

É provável que os pacotes de serviços oferecidos por sua empresa contábil contemplem as obrigações acessórias, afinal, trata-se de um serviço básico e essencial.

Para elevar sua empresa ao próximo nível, entretanto, você precisa oferecer também serviços contábeis de alto valor agregado, transformando-se em um parceiro estratégico para o seu cliente nos processos de tomada de decisão.

Uma das maneiras de abrir espaço na agenda e conseguir tempo para isso é terceirizando as demandas operacionais do seu escritório com a Fábrica de Contabilidade

Somos o braço direito das empresas contábeis modernas.

Assumimos tanto as rotinas contábeis quanto as fiscais de seu escritório, além de oferecer consultoria completa em Business Intelligence.

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