Mais do que um documento formal, a proposta de serviços contábeis é um instrumento estratégico de negociação.

Diferentemente de um contrato, que segue determinados padrões jurídicos, a proposta tem um caráter muito mais comercial.

Deve, portanto, ser uma peça que tenha layout agradável, infográficos com dados relevantes e uma sequência lógica de informações que cause boa impressão.

Quer saber como fazer do jeito certo?

Com as dicas deste texto, você vai descobrir como elaborar uma proposta de serviços contábeis irrecusável e conquistar mais clientes para o seu escritório.

Siga a leitura.

Proposta de serviços contábeis: o que é?

Uma proposta de serviços contábeis é um documento que formaliza a intenção de se estabelecer uma relação comercial entre uma empresa contábil e um cliente em potencial.

Se você chegou ao ponto de enviar uma proposta, provavelmente já fez contato com o empresário e tem uma noção clara do que ele precisa.

De toda forma, uma proposta é apenas uma proposta e você deve caprichar nos argumentos para conseguir fechar o contrato de prestação de serviços efetivamente.

Trata-se, portanto, de um documento que deve conter apenas informações relevantes para o tipo de cliente com o qual você está negociando.

Diferentemente de outros instrumentos jurídicos, não há necessidade de você seguir um padrão para elaborar a proposta de serviços contábeis.

Pode usar a criatividade e adotar estratégias comerciais e de marketing, visando a capturar a atenção do cliente.

Se for necessário, contrate um profissional de design para ajudá-lo a dispor as informações de maneira harmônica, agradável e de fácil compreensão.

Como elaborar uma proposta de serviços contábeis?

Para elaborar uma proposta de serviços contábeis do jeito certo, primeiro você precisa conhecer o seu potencial cliente e entender quais são suas reais necessidades.

É importante que você saiba o setor no qual a empresa dele atua, quantos funcionários tem, qual é o regime de tributação e se há questões específicas que você precisa entender melhor.

Alguns clientes podem demandar apenas os serviços básicos para os quais você já tem pacotes pré-prontos. 

Outros podem precisar de serviços específicos, inclusive de consultoria, que podem exigir mais de você e sua equipe, como as empresas de serviços médicos, por exemplo. 

Uma proposta de serviços contábeis, portanto, é um documento personalizado, feito de acordo com a demanda de cada cliente. 

Você até pode aproveitar um modelo previamente estruturado, mas deve ter atenção ao adaptar as informações e, sobretudo, ao preço de cada serviço. 

Vamos a um passo a passo de como elaborar uma proposta de serviços contábeis. 

1. Apresente sua empresa

A primeira página da proposta deve ser reservada a uma breve apresentação de sua empresa.

Capriche no conteúdo e valorize o que sua empresa tem de diferencial frente à concorrência – mas sem exageros.

Vale destacar o histórico de mercado, a qualificação da equipe, a tecnologia adotada, os tipos de serviços contábeis ou a especialidade em determinado nicho, como micro e pequenas empresas ou startups, por exemplo.

2. Apresente os serviços oferecidos

Ao enumerar os serviços oferecidos, vale ressaltar: a proposta não deve extrapolar os interesses do cliente.

Não há necessidade de você mencionar serviços de consultoria em fusões e aquisições ou valuation se o potencial cliente é uma empresa do Simples Nacional interessada apenas em serviços básicos.

Outra dica é apresentar os serviços em pacotes com diferentes faixas de preço, conforme o tamanho e a complexidade de cada rotina.

Para ajudá-lo a organizar melhor este tópico, você pode agrupar os clientes de acordo com:

• Setor: comércio, serviços, indústria
• Regime de tributação: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real
• Tipo de atendimento: presencial ou online
• Quantidade de serviços: básico, intermediário ou completo.

Evite discriminar os valores individualmente.

Assim, você corre menos risco de o cliente selecionar apenas alguns serviços, descaracterizando o pacote.

3. Defina os honorários

A definição dos honorários deve ser feita com base em critérios de precificação que considerem tanto os aspectos internos quanto externos ao escritório. 

Do ponto de vista interno, você deve considerar os custos e despesas fixas e variáveis, mão de obra especializada e, claro, sua margem de lucro. 

Mas é preciso observar também as práticas de mercado ou algum valor de referência, como os divulgados pelos órgãos que representam o setor. 

Vale ressaltar que a ideia aqui não é copiar o preço da concorrência, sobretudo da contabilidade de baixo custo. 

O objetivo é definir os honorários a partir de algumas referências. 

Além do mais, ao elaborar uma proposta de serviços contábeis, você deve considerar as especificidades de cada cliente, como:

• Tamanho da folha de pagamento 
• Quantidade de notas fiscais emitidas
• Regime tributário
• Quantidade de filiais
• Estrutura societária, entre outros aspectos.

Embora a questão financeira seja importante em uma negociação, nem sempre o menor preço é a melhor escolha e o cliente sabe disso. 

Outro detalhe que não pode passar despercebido é o critério de reajuste da mensalidade. 

O mais comum é o uso de índices de inflação, como o IPCA, o índice oficial, ou IGP-M, mas há quem adote também o reajuste do salário mínimo nacional como parâmetro.

4. Destaque os serviços extraordinários

Além de criar e oferecer pacotes dentro da proposta de serviços contábeis, você pode apresentar alguns serviços extras que seu escritório pode oferecer, conforme o perfil e objetivo do cliente.

A estratégia de serviços agregados pode ser usada de duas maneiras:

• Cobrança à parte, caso o cliente opte por alguma contratação extra
• Como um bônus a fim de garantir um relacionamento de longo prazo com o cliente.

Caso ofereça algum serviço adicional como bônus, certifique-se de que seu escritório tenha as condições necessárias para assumir a tarefa e faça as contas para ver se o esforço vale a pena.

Alguns escritórios contábeis, por exemplo, não cobram por determinados serviços, como abertura de empresa, na intenção de captar o cliente para uma prestação de serviços contínua e duradoura.

5. Estipule um prazo de validade da proposta 

Ao elaborar uma proposta de serviços contábeis, você também deve estipular um prazo de validade, ou seja, por quanto tempo os preços descritos serão válidos.

O prazo de validade tem duas vantagens importantes:

• Evita que o cliente apareça, anos depois, querendo fechar o contrato em condições desatualizadas e desfavoráveis a sua empresa 
• Cria um senso de urgência que estimula o cliente a fechar logo a parceria para não perder as condições apresentadas.

O que não fazer em uma proposta de serviços contábeis

Tão importante quanto saber o que fazer é ter ciência do que não fazer em uma proposta de serviços contábeis. 

Afinal, pequenos equívocos, mesmo que aparentemente inofensivos, podem comprometer toda uma negociação. 

Veja o que evitar:

• Prometer serviços para os quais não está preparado ou não tem condições técnicas ou operacionais de cumprir
• Demorar mais de 48 horas para enviar a proposta de serviços contábeis
• Não compreender as reais necessidades do cliente antes de oferecer a ele seus serviços
• Enviar uma proposta mal redigida, confusa e sem as devidas correções gramaticais
• Não atentar-se à precificação correta conforme as boas práticas de mercado, estipulando honorários fora da realidade (tanto para cima quanto para baixo)
• Demonstrar pouca atenção ao cliente, apresentando a ele uma proposta genérica e pouco atraente
• Enviar a proposta por e-mail e não entrar em contato para saber se o cliente entendeu ou se é necessário alguma explicação adicional.

Você precisa ter em mente que o empresário provavelmente avaliará outras propostas de serviços contábeis, então o atendimento de qualidade é um importante diferencial. 

O preço certamente será levado em conta pelo potencial cliente, mas não como único fator de decisão. 

O empresário precisa sentir confiança no profissionalismo de seu escritório e ter clara percepção de que a proposta foi feita sob medida e não copiada simplesmente de um modelo padrão.

Como apresentar sua proposta de serviços contábeis

Pense na proposta de serviços contábeis como um instrumento que integra as estratégias de marketing e vendas. 

Embora seja comum um documento impresso em papel timbrado e com carimbo do contador, você pode usar a criatividade e surpreender o seu cliente. 

Em termos de conteúdo, a proposta, como vimos, deve ser bem escrita, de fácil compreensão, se possível ilustrada com infográficos que facilitem uma leitura rápida. 

Quanto aos meios utilizados, você pode produzir um arquivo impresso, enviar um PDF por e-mail ou fazer uma proposta em Power BI, de maneira que o usuário possa navegar pelos hiperlinks. 

Caso o cliente requisite uma reunião presencial ou por videoconferência, você pode explicar os principais tópicos da proposta, tirar dúvidas e aproveitar a oportunidade para valorizar ainda mais os aspectos positivos dos seus serviços. 

Quais serviços contábeis incluir na proposta?

Depende de cada situação.

Como vimos, a proposta de serviços contábeis deve ser adequada ao perfil e às necessidades do cliente em questão. 

Não vale, portanto, fazer uma proposta genérica que não atenda às expectativas ou esteja em desacordo com as prioridades do contratante.

Uma boa maneira de organizar os serviços prestados dentro de uma proposta comercial é dividi-los em serviços básicos e serviços customizados. 

No tópico de serviços básicos, você pode destacar:

• Abertura de empresa
• Escrituração contábil
• Emissão de notas fiscais
• Conciliação bancária
• Cálculo e emissão de guias de impostos e tributos
• Obrigações acessórias contábeis, trabalhistas e fiscais
• BPO financeiro ou de RH
• Elaboração de demonstrativos, entre outros.

Quando aplicável, você pode adicionar à proposta comercial serviços de consultoria contábil, como:

• Planejamento tributário
• Consultoria financeira
• Alteração contratual
• Valuation de empresas
• Consultoria para licitações públicas
• Processos legais, entre outros.

No caso dos serviços básicos, é mais fácil para o contador criar pacotes pré-prontos e precificados que podem ser adaptados conforme a necessidade de cada cliente ou grupo de clientes.

No caso da contabilidade consultiva, os preços podem variar conforme o tempo de consultoria, o nível de complexidade do serviço e a atenção exigida em cada situação. 

A dica é discriminar esses serviços dentro da proposta como extraordinários, considerando que não serão recorrentes como os serviços básicos. 

Ganhe fôlego para ampliar sua proposta de serviços contábeis com a terceirização

Agora que você sabe como elaborar uma proposta de serviços contábeis, pode estar se perguntando:

“OK, mas como captar novos clientes e ampliar o faturamento do meu escritório sem precisar investir em contratações e aumentar os custos na mesma proporção?”

A resposta pode estar na terceirização das demandas rotineiras e operacionais do seu escritório a uma empresa especializada em produção contábil, como a Fábrica de Contabilidade.

Nossa missão é desafogar o dia a dia de escritórios contábeis, livrando o contador das amarras burocráticas para que ele possa adequar o seu negócio à nova realidade de mercado. 

Se você está soterrado de papéis e processos, sem tempo para pensar em estratégias de contabilidade consultiva que agreguem valor à sua empresa e ao seu cliente, precisa conhecer as soluções da Fábrica de Contabilidade.

Cuidamos tanto do processamento contábil quanto fiscal de seus clientes, além de prestarmos consultoria em Business Intelligence para você gerir o seu negócio com muito mais inteligência. 

Qualquer dúvida, estamos à disposição!