Imagine que você é dono de um escritório contábil e busca maneiras de ser mais eficiente e reduzir custos. Há muitas formas de conseguir esses objetivos, e uma delas é a chamada contabilidade terceirizada.

A contabilidade, essencial para qualquer empresa, envolve controlar finanças, cumprir obrigações fiscais e gerar informações para a tomada de decisões. No entanto, você sabe bem que essas tarefas demandam tempo, profissionais e conhecimentos.

É nesse contexto que você pode contar com os benefícios da terceirização contábil. Vamos entender tudo sobre o tema neste artigo!

O que é contabilidade terceirizada?

A contabilidade terceirizada é uma forma de outsourcing. Ou seja, é delegar a execução das obrigações e das demandas relacionadas à área contábil a um fornecedor externo.

Dessa forma, o escritório contábil não precisa manter tantos profissionais internos para executar suas burocracias. Também evita se preocupar com questões como contratação, treinamento, infraestrutura e atualização de profissionais e sistemas. 

Mas esse não é o único benefício. Apontamos a seguir algumas vantagens de serviços contábeis terceirizados!

Vantagens da contabilidade terceirizada para escritórios contábeis

O gestor de um escritório de contabilidade pode se beneficiar da terceirização contábil de diversas maneiras. Se ele contratar uma empresa que ficará responsável pelas rotinas contábeis, poderá experimentar estas vantagens:

• Conformidade: contar com especialistas contábeis terceirizados é ter a certeza de acompanhar as normas e legislações, evitando assim multas e penalidades.
• Tecnologia e inovação: em geral, o escritório contábil terceirizado conta com tecnologia em suas rotinas e utiliza ferramentas modernas para facilitar sua execução. 
• Maior produtividade: com a automação contábil, seu escritório consegue ter maior eficiência e precisão nas tarefas. Além disso, dispõe de maior tempo para se dedicar às atividades estratégicas.
• Maior satisfação dos clientes: o escritório pode dedicar seu tempo à consultoria gerencial e ao atendimento excelente e personalizado ao cliente. Na prática, consegue fidelizar e ampliar a clientela.
• Acesso a especialistas: seu escritório poderá contar com especialistas contábeis terceirizados. Estes oferecem soluções personalizadas para necessidades específicas e ajudam na resolução de problemas.
• Redução de custos: há economia com contratação, treinamento e outras despesas relacionadas a funcionários internos. Ademais, obtenha redução de retrabalho e de custos com infraestrutura, tecnologia e espaço físico.
• Foco na atividade principal: seu negócio terá maior tempo para as competências essenciais, como atendimento, gestão estratégica e consultoria contábil. Afinal, as tarefas operacionais e repetitivas ficarão com os especialistas em terceirização.

Entendeu por que as empresas contratam serviços terceirizados? Pelo menos na contabilidade, os benefícios são inúmeros. Nesse contexto, você precisa saber como escolher seu parceiro terceirizado.

Como escolher um serviço de contabilidade terceirizado?

Escolher a melhor empresa ou escritório contábil terceirizado fornecedor é ter a certeza da qualidade do serviço. Isso impactará positivamente o desempenho do seu negócio.

Para tanto, é preciso considerar certos fatores e se fazer algumas perguntas importantes. Veja a seguir!

Fatores a considerar ao escolher um serviço de contabilidade terceirizado

Na hora de escolher um serviço contábil terceirizado, alguns fatores devem ser levados em conta:

• Experiência e reputação: verifique há quanto tempo o serviço existe no mercado, quais são os seus clientes e qual é a sua avaliação. 
• Especialização e atualização: analise se o serviço possui conhecimento e experiência no seu segmento de atuação. Descubra se é atual e se utiliza as melhores práticas e metodologias do mercado.
• Atendimento e suporte: veja se o fornecedor oferece um canal de comunicação fácil e rápido. Ele disponibiliza um suporte técnico eficiente? Presta um atendimento personalizado e consultivo?
• Tecnologia e integração: verifique se o serviço utiliza plataformas digitais e softwares modernos e seguros para a execução das tarefas. Analise também se o serviço é compatível e pode se integrar com os sistemas que você utiliza em seu escritório.

Perguntas a fazer antes de contratar um serviço de contabilidade terceirizado

Antes de fechar um contrato de terceirização contábil, é recomendável fazer algumas perguntas. Esclareça as suas dúvidas e assegure-se de que você está fazendo uma boa escolha. Confira:

• O que está incluído no pacote contratado?
• Como são feitos o monitoramento e o acompanhamento dos resultados?
• Como se dá a troca de documentos e de informações com seu escritório?
• Existem garantias e responsabilidades em caso de erros ou de problemas?
• Quais são os canais de comunicação e os horários de atendimento do serviço?
• Quais são os prazos e as formas de entrega dos serviços, bem como os custos e as formas de pagamento?

Há inúmeras outras questões que podem ser abordadas. O importante é você entender se a contratação trará os benefícios da terceirização contábil.

Como implementar a contabilidade terceirizada em um escritório contábil?

Você é um contador que está pensando em implementar a terceirização das rotinas contábeis em seu escritório de contabilidade? Então é importante saber como fazer essa transição de forma eficiente e segura. 

Afinal, essa mudança pode envolver aspectos como cultura organizacional, processos internos, tecnologia, equipe, clientes, entre outros.

Etapas para implementar a contabilidade terceirizada em um escritório contábil

Para implementar a terceirização contábil em um escritório contábil, algumas etapas devem ser seguidas:

• Defina as suas necessidades para apontar quais tarefas serão terceirizadas.
• Escolha uma empresa ou um escritório contábil terceirizado de confiança.
• Adapte os processos internos e defina os indicadores de desempenho utilizados para medir a qualidade e a eficiência dos serviços.
• Capacite sua equipe para atuar em conjunto com os demais profissionais externos.
• Comunique os clientes sobre a mudança para a solução. Explique os benefícios e o funcionamento dos serviços, apontando também quais serão as responsabilidades de cada parte.

Dicas para garantir uma transição suave para a contabilidade terceirizada

Para garantir uma transição suave com a terceirização contábil, apontamos algumas dicas que podem ser úteis:

• Faça um planejamento detalhado de todas as etapas, recursos, prazos e responsáveis envolvidos no processo. Estabeleça cronograma e orçamento para a mudança.
• Mantenha uma comunicação clara e transparente com todos os envolvidos, tanto interna quanto externamente.
• Faça testes e avaliações para verificar se a nova rotina está funcionando corretamente. Verifique se há algum erro ou problema a ser corrigido, se há alguma melhoria a ser feita. 
• Monitore os resultados e o desempenho dos serviços após a implementação. Tenha em vista também o feedback dos clientes e o nível de satisfação da equipe.

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Conclusão

A contabilidade terceirizada é uma solução que pode trazer diversos benefícios para os escritórios contábeis. Ao contratá-la, é possível melhorar a eficiência e reduzir custos em seu negócio.

No entanto, para aproveitar ao máximo as vantagens da terceirização contábil, é preciso escolher um serviço de qualidade. Este deve atender às necessidades e às expectativas do seu negócio. 

A Fábrica de Contabilidade é uma empresa especializada em terceirização de rotinas contábeis. Contamos com uma plataforma para executar esses serviços de forma rápida, segura e eficiente.
Conte conosco e veja a importância de profissionalizar seu escritório contábil!