Impulsionado pela pandemia de coronavírus, o home office na contabilidade parece ser algo que veio para ficar.

Apesar dos transtornos causados pela covid-19, é possível considerar que o trabalho remoto funcionou bem – tanto que alguns escritórios estão decidindo implementá-lo definitivamente.

Se você também está interessado em adotar o home office em seu escritório, confira algumas dicas práticas de como fazer nos tópicos a seguir.

Home office na contabilidade: o que é?

Ainda que existam diferenças específicas entre os termos, seja na contabilidade ou em outras profissões, home office é tratado como trabalho remoto, trabalho a distância ou “teletrabalho”, como consta na Reforma Trabalhista. 

O artigo 75-B da CLT diz que “considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação”.

Aqui vale uma distinção: home office não é o mesmo que trabalho externo.

O home office na contabilidade é a opção de desenvolver em casa ou em outro ambiente o mesmo trabalho que poderia ser feito no escritório.

O trabalho externo, por outro lado, só é possível de ser realizado fora do ambiente do escritório, como serviços de entrega de documentos, venda externa, dentre outros.

Como funciona o home office na contabilidade

Assim como em outros setores da economia, o home office na contabilidade foi impulsionado pela necessidade de distanciamento social provocada pela covid-19.

Alguns estudos sugerem que, apesar das dificuldades de adaptação, o teletrabalho funcionou bem e veio para ficar. 

Uma pesquisa com 213 empresas realizada pela FEEx e divulgada pelo UOL revelou que 91% dos funcionários avaliaram a experiência do home office como ótima ou boa.

Mas o confinamento forçado também teve seus desafios, dentre os quais, destacam-se:

• Disponibilidade de equipamentos
• Adaptação dos funcionários
• Conexão de internet.

Graças a ferramentas tecnológicas, a contabilidade é um dos serviços que podem ser desempenhados remotamente sem perda de qualidade. 

Por meio do home office contábil, reuniões podem acontecer por teleconferência, documentos podem ser arquivados em nuvem e assinaturas podem ser colhidas digitalmente.

Do ponto de vista técnico, não há obstáculos intransponíveis que comprometam a qualidade do trabalho do profissional de contabilidade fora do escritório. 

O crescimento exponencial da contabilidade online, baseada em plataformas digitais, está aí para provar que é possível.

Vantagens da contabilidade com home office

Apesar dos desafios, o home office na contabilidade tem muitas vantagens, tanto para o escritório quanto para os colaboradores.

As principais são:

Flexibilidade de escala

Por meio do home office, os colaboradores têm mais flexibilidade de escala, podendo administrar melhor o tempo. 

Desde que as tarefas sejam distribuídas de maneira organizada, o trabalho remoto dá ao profissional mais autonomia para executar suas funções de maneira conveniente.

Conforto e qualidade de vida

Trabalhando de casa, o colaborador perde menos tempo com deslocamento, o que significa mais horas de sono e a sensação agradável de trabalhar com roupas confortáveis. 

O home office também proporciona mais liberdade de gerenciar os intervalos de descanso com mais qualidade, desde que não comprometa o desenvolvimento do serviço.

Otimização do trabalho

Quando o profissional tem acesso a uma internet estável e de boa velocidade e a equipamentos de qualidade, o home office pode resultar inclusive em mais produtividade.

Longe da agitação do escritório, é possível que o contador tenha mais concentração e consiga ser mais eficiente.

Para o trabalho fluir bem, contudo, é preciso autodisciplina para não perder tempo com as distrações do ambiente doméstico ou das redes sociais.

Redução de gastos

A redução de gastos, tanto para a empresa quanto para o colaborador, também é um ponto positivo para o home office na contabilidade.

Mesmo que o trabalho remoto aconteça apenas alguns dias na semana, a economia com alimentação fora de casa e deslocamento faz diferença.

Como montar um escritório de contabilidade com home office

O home office pode ser adotado tanto por escritórios tradicionais quanto por contadores prestes a iniciar o próprio negócio. 

Para quem está planejando abrir uma contabilidade (digital ou não), a adoção do trabalho remoto é ainda mais fácil. 

Afinal, a estrutura pode ser muito menos onerosa, ainda mais se o contador aliar ao home office a terceirização das demandas internas.

Para as empresas contábeis que querem implantar o teletrabalho, algumas dicas são: 

Converse com sua equipe sobre a mudança

O primeiro passo é reunir sua equipe e conversar a respeito, dando oportunidades para opiniões e sugestões.

O home office tem diversas vantagens, mas também desafios, pois nem todo profissional se adapta com a mesma facilidade a mudanças de rotina.

Avalie as condições técnicas

Escritórios de contabilidade trabalham com dados sigilosos de empresas e pessoas que precisam ser tratados em conformidade com a LGPD.

Questões como segurança da rede e dos equipamentos devem ser levadas em consideração.

Experimente escalas híbridas

O home office não precisa substituir por completo o trabalho no escritório, até porque a interação com os colegas é importante para um ambiente saudável e produtivo. 

Muitas empresas estão experimentando escalas híbridas, dando a opção de o colaborador trabalhar de casa alguns dias da semana.

Se necessário, promova treinamentos

Muitos profissionais se adaptam perfeitamente ao trabalho remoto, inclusive com aumento de produtividade. 

Outros, nem tanto.

Se necessário, promova treinamentos sobre autodisciplina e dê dicas de como evitar as distrações que roubam tempo e comprometem os resultados.

Terceirização ajuda no home office contábil

O home office na contabilidade é uma tendência que pode ser proveitosa de diferentes maneiras, resultando em menos custos, mais qualidade de vida e mais produtividade para a sua empresa.

Para implantá-lo em seu escritório contábil de maneira organizada, entretanto, você precisará mexer em estruturas e alterar alguns hábitos da equipe.

Pode ser necessário também investir em equipamentos e sistemas seguros de comunicação e compartilhamento de dados.

Para fazer as mudanças necessárias e crescer, uma estratégia inteligente é terceirizar as demandas operacionais internas do seu escritório.

Nisso, a Fábrica de Contabilidade pode ajudar.

Prestamos a assistência que seu escritório precisa para ser muito mais eficiente e produtivo. 

Assumimos as rotinas operacionais de sua empresa contábil para você ter mais tempo de modernizar o seu negócio e aumentar a sua rentabilidade.